Jak zbudować strategię zakupową, która pomaga podejmować decyzje?

Dobra strategia zakupowa porządkuje priorytety, pokazuje kompromisy i określa, gdzie Procurement powinien skoncentrować swoje zasoby.

Podczas szkolenia pracujemy na dwóch poziomach: strategii całej funkcji Procurement oraz strategii kategorii zakupowej.

Uczestnicy mierzą się z sytuacjami, w których nie ma jednego dobrego rozwiązania: koszt konkuruje z bezpieczeństwem, centralizacja z autonomią, a szybkość działania z potrzebą kontroli.

Dużo miejsca poświęcamy również temu, co dzieje się po stworzeniu strategii: jak ją uzgodnić z biznesem, przełożyć na KPI, odpowiedzialności i governance, obronić przed CFO lub COO oraz kiedy zdecydować, że dotychczasowe założenia trzeba zmienić.

Czas trwania: 2 dni

Dla kogo?

Program jest przeznaczony dla:

• Dyrektorów Zakupów,
• liderów funkcji Procurement,
• bardzo doświadczonych managerów odpowiedzialnych za definiowanie, ocenę i wdrażanie strategii zakupowych na poziomie funkcji lub kategorii.

Zakładamy znajomość podstawowych procesów i narzędzi zakupowych. Koncentrujemy się na decyzjach, priorytetach, kompromisach i realizacji strategii.

Formuła

Dwudniowy interaktywny warsztat oparty na:

• krótkich wprowadzeniach merytorycznych,
• ćwiczeniach i symulacjach decyzji,
• case studies,
• pracy na przykładach,
• moderowanych dyskusjach i wymianie doświadczeń.

---

PROGRAM SZKOLENIA

Część 1. Budowanie strategii działu / funkcji

Decyzje – priorytety – organizacja – governance – wdrożenie

1. Analiza otoczenia jako wkład do decyzji strategicznych

• Co w otoczeniu wymusza zmianę roli zakupów?
• Gdzie zakupy powinny:
  • chronić firmę?
  • tworzyć przewagę?
• Czego nie robimy, mimo że rynek to sugeruje?

Ćwiczenie:
„3 sygnały z rynku, które MUSZĄ wpłynąć na strategię zakupów”

2. Analiza interesariuszy

• Konflikty interesariuszy
• Priorytetyzacja

Ćwiczenie: mapa interesariuszy + decyzja:

• komu mówię „tak”,
• komu mówię „nie”,
• komu mówię „nie teraz”.

3. Decyzje strategiczne o procesach zakupowych

Które procesy:

• centralizujemy?
• upraszczamy?
• automatyzujemy?

Ponadto:

• gdzie akceptujemy „chaos”?
• gdzie proces wspiera strategię, a gdzie ją zabija?
• wybory i kompromisy: koszt vs bezpieczeństwo, centralizacja vs autonomia, szybkość vs kontrola,
• jakie konsekwencje wybranej opcji świadomie akceptujemy?

Case study: decyzja strategiczna bez idealnego rozwiązania.

4. Polityki jako narzędzie zarządzania ryzykiem i autonomią

Ćwiczenie: granice kontroli i autonomii w zakupach

Które decyzje:

• muszą być uregulowane?
• mogą być elastyczne?

Co się stanie, jeśli polityki NIE będzie?

Wdrażanie strategii działu

Rola managera w:

• komunikacji strategii,
• egzekwowaniu decyzji,
• radzeniu sobie z oporem.

Ponadto:

• podejmowanie decyzji przy niepełnych danych,
• prezentacja i obrona strategii,
• aktualizacja strategii przy zmieniającym się otoczeniu,
• spójność strategii z KPI, celami zespołu, odpowiedzialnością i governance.

Ćwiczenia:

„Jak wytłumaczę tę strategię zespołowi w 10 minut?”

„Jak obronię ją przed XYZ (CFO / COO)?”

5. Strategia zakupów jako kontrakt z biznesem

• Uzgadnianie oczekiwań, priorytetów i kompromisów z biznesem.
• Gotowość organizacji do realizacji strategii: kompetencje, zasoby, struktura, technologia.
• Co zrobić, gdy możliwości organizacji nie odpowiadają ambicjom strategii?

6. Strategia zakupowa – dokument czy proces?

• Jak często aktualizować?
• Po czym poznać, że strategia się zdezaktualizowała?
• Jakie sygnały z rynku ignorujemy zbyt długo?
• Sygnały uruchamiające przegląd strategii – triggery.

Ćwiczenie: praca na scenariuszach: które założenia są krytyczne i co musi się wydarzyć, by zmienić kierunek?

7. Najczęstsze błędy managerów w strategiach zakupowych

Strategie:

• zbyt ambitne,
• zbyt analityczne,
• oderwane od ludzi,
• sprzeczne z KPI.

Ćwiczenie: „To ja popełniłem / popełniłam ten błąd”.

Część 2. Budowanie strategii kategorii

1. Definiowanie celów zakupowych

• Identyfikacja celów i hierarchizacja celów.
• Cele sprzeczne:
  • koszt vs ryzyko,
  • innowacja vs standaryzacja.

Ćwiczenie: hierarchizacja celów kategorii – który cel wygrywa i dlaczego?

2. Klasyfikowanie kategorii – jak się „nie dać macierzy”

• Macierz Kraljica i jej ograniczenia.
• Błędy w interpretacji.
• Kiedy „kategoria wymaga innego podejścia niż model”.

3. Analiza i planowanie

• rynek,
• dostawcy,
• ryzyka,
• SWOT,
• analiza tylko po to, aby podjąć decyzje.

Ćwiczenie:

• jakie 20% informacji daje 80% wartości?
• co świadomie pomijamy?

4. Budowanie strategii kategorii w różnych sytuacjach rynkowych

• monopol, oligopol, konkurencja,
• wpływ decyzji politycznych,
• decyzje typu:
  • konsolidacja vs dywersyfikacja,
  • partnerstwo vs presja cenowa,
• case’y „brak dobrych opcji” – jak ocenić rekomendowany kierunek i jego ryzyka?

Ćwiczenie: „Wybieram mniejsze zło”.

5. Agile Purchasing

• Kiedy agile management ma sens?
• Kiedy jest wymówką braku strategii?
• Jak zarządzać zespołem w trybie „eksperymentów”?

6. Strategia dostawców jako element strategii kategorii

• Dobór dostawców.
• Klasyfikacja dostawców i zarządzanie relacjami.
• Konsekwencje błędnej klasyfikacji.
• Strategia kategorii z perspektywy dyrektora zakupów: ocena analiz, założeń i wyborów strategicznych.

Materiały do pobrania

---