AI w zakupach: technologia obnaża dojrzałość organizacji
Jeszcze kilka lat temu cyfryzacja zakupów była dla wielu organizacji inicjatywą rozwojową. Dziś staje się warunkiem utrzymania efektywności funkcji. Dotyczy to szczególnie rozwiązań opartych na AI i GenAI, które coraz szybciej przechodzą z fazy pilotaży do codziennego wykorzystania w sourcingu, analizie danych, contract management czy category management.
Sama dostępność technologii przestała jednak być przewagą konkurencyjną. Narzędzia są powszechne, relatywnie łatwe do wdrożenia i dostępne dla większości organizacji. Różnice zaczynają być widoczne dopiero na poziomie jakości danych, dojrzałości procesowej oraz kompetencji zespołów zakupowych.
Deloitte wskazuje, że organizacje określane jako Digital Masters osiągają ponad dwukrotnie wyższy zwrot z inwestycji w GenAI niż pozostałe firmy. O przewadze nie decyduje sam dostęp do technologii, lecz zdolność organizacji do jej efektywnego wykorzystania.
Organizacje posiadające uporządkowane dane, spójne governance i dojrzałe procesy sourcingowe przyspieszają analizy oraz poprawiają jakość decyzji. Firmy działające reaktywnie zazwyczaj jedynie automatyzują istniejące problemy operacyjne.
AI zwiększa efektywność wybranych obszarów zakupów
Największy wpływ AI widoczny jest w zadaniach opartych na analizie danych, dokumentów oraz powtarzalnych procesów zakupowych.
Dotyczy to przede wszystkim:
- sourcingu i market intelligence,
- spend analytics,
- procesów RFx,
- analizy kontraktów,
- monitoringu ryzyka dostawców,
- planowania popytu i scenariuszy zakupowych.
W tych obszarach technologia znacząco skraca czas pracy operacyjnej. Analizy wymagające wcześniej wielu godzin manualnego przygotowania mogą zostać opracowane szybciej i przy większej liczbie wariantów decyzyjnych.
Szczególnie widoczne jest to w sourcingu oraz analizie rynku dostawców. AI wspiera identyfikację alternatywnych partnerów, porządkuje dane rynkowe, przyspiesza benchmarking i pozwala szybciej budować scenariusze sourcingowe. Procurement zyskuje więcej czasu na ocenę ryzyka, analizę wpływu biznesowego i pracę z interesariuszami.
Podobny efekt pojawia się w obszarze RFx. Generowanie draftów dokumentów, budowa kryteriów oceny ofert czy porządkowanie odpowiedzi dostawców stają się znacznie mniej czasochłonne. Organizacje posiadające wystandaryzowane procesy sourcingowe osiągają w tym obszarze bardzo wymierne efekty. Duży potencjał pozostaje również w contract analytics. AI wspiera identyfikację ryzyk kontraktowych, monitoring terminów, ekstrakcję kluczowych klauzul oraz compliance checking. W organizacjach zarządzających dużym wolumenem umów oznacza to krótszy czas pracy operacyjnej i większą kontrolę nad ryzykiem.
Znacznie mniejszy wpływ AI widać tam, gdzie przewaga zakupów wynika z doświadczenia, relacji i zdolności oceny kontekstu organizacyjnego. Dotyczy to szczególnie negocjacji strategicznych oraz zarządzania interesariuszami.
AI może wspierać przygotowanie scenariuszy negocjacyjnych, analizę argumentacji czy ocenę wariantów kosztowych. Odpowiedzialność za decyzję nadal pozostaje po stronie zakupów.
Największym ograniczeniem jest model działania procurementu
Wiele organizacji rozpoczyna wdrożenia AI od wyboru narzędzi. Znacznie rzadziej analizuje własną gotowość organizacyjną do wykorzystania technologii. To jeden z głównych powodów, dla których część projektów AI nie przynosi oczekiwanego efektu biznesowego.
Dane z raportu „Big Fish Barometr Zakupów 2025” pokazują, że około 60% organizacji angażuje zakupy dopiero na etapie wyboru dostawcy lub negocjacji. Jedynie niewielka część firm włącza zakupy już na etapie definiowania potrzeb i planowania projektów.
Taki model pracy ogranicza wpływ zakupów na:
- strukturę kosztów,
- model dostaw,
- architekturę procesu,
- decyzje make-or-buy,
- ocenę ryzyka operacyjnego.
W rezultacie procurement często odpowiada za optymalizację warunków handlowych w ramach założeń ustalonych wcześniej przez biznes. W takich warunkach AI poprawia szybkość realizacji procesu, ale nie zwiększa jakości decyzji strategicznych. Organizacja szybciej realizuje działania, których kluczowe parametry zostały zdefiniowane poza funkcją zakupową.
Najbardziej dojrzałe organizacje traktują więc AI jako element szerszej transformacji modelu operacyjnego zakupów, a nie wyłącznie projekt technologiczny.
AI skaluje istniejące procesy niezależnie od ich jakości
Najwyższy zwrot z AI osiągają organizacje posiadające uporządkowane dane, spójne governance i wystandaryzowane procesy sourcingowe.
Organizacje posiadające:
- rozproszone dane,
- niejednolite procesy RFx,
- brak standardów category management,
- ograniczoną spend visibility,
- wielopoziomowe i nieczytelne ścieżki decyzyjne,
zazwyczaj nie uzyskują pełnego efektu z wdrożeń AI.
Najwyższy zwrot z inwestycji osiągają organizacje, które wcześniej uporządkowały fundamenty funkcji zakupowej:
- governance,
- architekturę procesów,
- role i odpowiedzialności,
- model współpracy z biznesem,
- jakość danych zakupowych.
Na takim poziomie AI zaczyna istotnie zwiększać efektywność procurementu.
Technologia staje się warunkiem utrzymania efektywności funkcji
Wnioski z „Big Fish Barometr Zakupów 2025” pokazują wyraźnie, że technologia w procurement przestaje być wyróżnikiem najbardziej zaawansowanych organizacji. Coraz częściej staje się warunkiem utrzymania sprawności operacyjnej i zdolności do zarządzania rosnącą złożonością funkcji.
Najbardziej widoczne jest to w obszarach:
- pracy na dużych wolumenach danych,
- analiz scenariuszowych,
- monitoringu ryzyka dostawców,
- zarządzania kategorią,
- raportowania i forecastingu,
- integracji danych zakupowych z finansami i operacjami.
Organizacje pozbawione odpowiednich kompetencji analitycznych i technologicznych coraz częściej tracą zdolność utrzymania efektywności względem rynku.
Zmienia się profil kompetencyjny zakupów
Rozwój AI przyspiesza zmianę kompetencji wymaganych od funkcji zakupowej. Maleje znaczenie kompetencji czysto transakcyjnych, a rośnie znaczenie:
- analityki biznesowej,
- pracy na danych,
- oceny ryzyka,
- rozumienia wpływu decyzji zakupowych na EBIT i cash flow,
- komunikacji z biznesem i zarządem,
- pracy scenariuszowej.
Dane z „Big Fish Barometr Zakupów 2025” pokazują jednocześnie wyraźną lukę pomiędzy oczekiwaniami wobec procurementu a poziomem przygotowania kompetencyjnego funkcji. W wielu organizacjach zakupy odpowiadają dziś za coraz bardziej złożone decyzje biznesowe bez adekwatnego wsparcia rozwojowego.
Technologia potrafi dziś szybciej generować analizy, podsumowania i rekomendacje operacyjne. Coraz większą wartość rynkową zyskują więc kompetencje związane z interpretacją danych, oceną konsekwencji biznesowych oraz zdolnością podejmowania decyzji w warunkach niepewności.
Jak pokazuje raport Big Fish: „Analiza informuje, a rekomendacja uruchamia decyzję.”
W kolejnych latach zdolność łączenia analityki, rozumienia biznesu i pracy scenariuszowej będzie najmocniej różnicowała dojrzałość procurementu.
AI zmienia sposób działania funkcji zakupowej
Najbardziej zaawansowane organizacje nie traktują już AI jako odrębnej inicjatywy technologicznej. Technologia staje się elementem codziennego modelu pracy procurementu — wspiera sourcing, analizę danych, ocenę ryzyka, category management oraz procesy decyzyjne.
Zmieniają się nie tylko narzędzia, ale również sposób podejmowania decyzji, współpracy z biznesem i zarządzania kategorią.
Oznacza to przebudowę:
- modelu zarządzania danymi,
- modelu kompetencyjnego,
- sposobu pracy zespołów zakupowych,
- roli procurementu w organizacji.
Dla organizacji, które chcą uporządkować wykorzystanie AI w realnych procesach procurementowych, przygotowaliśmy szkolenie:
SmartBuyer – Zastosowanie AI w Codziennej Pracy Kupca
Warszawa | 15–16 czerwca 2026
Szkolenie zostało zaprojektowane dla zespołów zakupowych i liderów procurementu, którzy chcą wykorzystywać AI w sourcingu, RFx, analizie danych, category management oraz pracy operacyjnej funkcji — z uwzględnieniem jakości danych, governance i rzeczywistych ograniczeń organizacyjnych.
Więcej informacji:
https://www.e-bigfish.com.pl/pl/termin/99
Źródła
- Deloitte, The State of Generative AI in the Enterprise, 2025.
- McKinsey & Company, The Economic Potential of Generative AI: The Next Productivity Frontier, 2024.
- Boston Consulting Group (BCG), How Generative AI Changes Knowledge Work, 2024.
- Gartner, Top Technology Trends in Procurement and Sourcing, 2025.
- Kearney, Procurement Agenda 2025: Digital Procurement and AI Adoption, 2025.
- Accenture, Technology Vision 2025 – AI and Enterprise Reinvention, 2025.
- Big Fish, Barometr Zakupów 2025. Raport rynkowy dotyczący funkcji zakupów w Polsce, 2025.