SmartBuyer Procurement Business Partner
Współpraca z biznesem i zarządzanie interesariuszami z wykorzystaniem AI
Czas trwania: 2 dni
Strategia kategorii, analiza danych czy rekomendacja wyboru dostawcy nie przyniosą oczekiwanego rezultatu, jeżeli dział zakupów zostanie zaangażowany zbyt późno albo nie uzyska akceptacji osób odpowiedzialnych za wdrożenie decyzji. Skuteczność przedstawiciela działu zakupów zależy zarówno od jakości przygotowanego rozwiązania, jak i od zdolności do prowadzenia współpracy z biznesem.
SmartBuyer Procurement Business Partner rozwija kompetencje potrzebne do angażowania interesariuszy, rozpoznawania ich celów, przygotowywania rekomendacji oraz prowadzenia organizacji przez proces podejmowania decyzji. Program pokazuje, jak wykorzystać efekty analiz, strategii kategorii, sourcingu, negocjacji i zarządzania dostawcami w rozmowach z klientami wewnętrznymi, finansami, operacjami, IT i zarządem.
Warsztat oparty na rzeczywistych sytuacjach biznesowych
Uczestnicy pracują na własnych projektach zakupowych i sytuacjach występujących w codziennej współpracy z biznesem.
Znaczną część programu stanowią ćwiczenia, scenki, symulacje spotkań oraz analiza przypadków takich jak:
- zaangażowanie działu zakupów po określeniu specyfikacji lub wyborze dostawcy,
- presja czasu i próba skrócenia procesu zakupowego,
- rozbieżne cele działu zakupów, finansów i właściciela biznesowego,
- brak akceptacji rekomendowanego kierunku,
- preferowanie dostawcy bez porównania alternatyw,
- eskalacja problemów projektowych,
- prezentowanie rekomendacji zarządowi lub komitetowi sterującemu.
AI służy do przygotowania materiałów i wariantów działania. Kompetencje rozwijane są przede wszystkim poprzez prowadzenie rozmów, podejmowanie decyzji i informację zwrotną.
Kompetencje rozwijane podczas programu
Uczestnik rozwija umiejętność:
- identyfikowania osób wpływających na decyzje zakupowe,
- rozpoznawania celów, ograniczeń i kryteriów oceny interesariuszy,
- angażowania działu zakupów na odpowiednim etapie projektu,
- prowadzenia rozmów diagnostycznych z klientem wewnętrznym,
- oddzielania rzeczywistej potrzeby biznesowej od preferowanego rozwiązania,
- przygotowywania Business Case i rekomendacji dla różnych odbiorców,
- prezentowania kosztów, ryzyk i konsekwencji dostępnych wariantów,
- prowadzenia rozmów przy rozbieżnych celach i priorytetach,
- przygotowywania spotkań prowadzących do decyzji,
- dokumentowania uzgodnień i odpowiedzialności,
- wykorzystywania AI do przygotowania materiałów wspierających decyzje biznesowe.
Proponowany program szkolenia
1. Rola działu zakupów w procesie decyzyjnym
Zakres
- rola działu zakupów w projektach biznesowych,
- etapy powstawania decyzji zakupowej,
- moment zaangażowania działu zakupów,
- sponsor i właściciel biznesowy projektu,
- osoby podejmujące decyzje i osoby wpływające na ich przebieg,
- zakres odpowiedzialności działu zakupów,
- źródła mandatu do działania,
- plan współpracy z interesariuszami.
Narzędzia: Stakeholder Analysis, Stakeholder Map, Power–Interest Matrix, Stakeholder Engagement Plan, RACI Matrix.
AI Lab: przygotowanie mapy interesariuszy, analiza ich wpływu na projekt oraz opracowanie planu zaangażowania dla własnego przypadku.
2. Rozpoznawanie potrzeb biznesowych
Zakres
- prowadzenie rozmowy diagnostycznej,
- cele biznesowe projektu,
- potrzeba a preferowane rozwiązanie,
- wymagania obowiązkowe i oczekiwane,
- kryteria sukcesu,
- ograniczenia finansowe, operacyjne i czasowe,
- priorytety poszczególnych interesariuszy,
- brakujące informacje i rozbieżne oczekiwania,
- dokumentowanie ustaleń.
Narzędzia: Voice of Customer, Project Charter, Requirements Matrix, Meeting Notes.
AI Lab: uporządkowanie informacji z rozmów, identyfikacja sprzeczności i braków oraz przygotowanie pytań wymagających dalszego uzgodnienia.
3. Rekomendacje wspierające decyzje
Zakres
- struktura rekomendacji biznesowej,
- warianty działania i kryteria ich porównania,
- koszty, korzyści, ryzyka i zależności,
- Business Case,
- Cost–Benefit Analysis,
- Executive Summary,
- Recommendation Paper,
- poziom szczegółowości właściwy dla odbiorcy,
- argumentacja dla finansów, operacji, IT i zarządu,
- przedstawianie ograniczeń i poziomu niepewności,
- przygotowanie decyzji i kolejnych kroków.
Narzędzia: Business Case, Cost–Benefit Analysis, Executive Summary, Recommendation Paper, Decision Matrix.
AI Lab: przygotowanie wariantów rekomendacji oraz dostosowanie materiału do potrzeb CFO, właściciela biznesowego, IT lub zarządu.
4. Rozbieżne cele i sytuacje konfliktowe
Zakres
- rozpoznawanie źródła rozbieżności,
- cele i odpowiedzialność poszczególnych funkcji,
- praca z obiekcjami,
- rozmowy korygujące,
- przekazywanie trudnych informacji,
- kwestionowanie nieuzasadnionych założeń,
- uzgadnianie wspólnego stanowiska,
- eskalacja problemów i decyzji,
- informacja zwrotna,
- odbudowa współpracy po konflikcie.
Narzędzia: Conflict Analysis, Root Cause Analysis, Feedback Framework, Action Plan, Escalation Path.
Warsztat: scenki dotyczące presji czasu, preferowanego dostawcy, blokowania rekomendacji, konfliktu priorytetów oraz eskalacji projektu.
5. Spotkania prowadzące do decyzji
Zakres
- określenie celu i oczekiwanej decyzji,
- dobór uczestników,
- przygotowanie agendy i materiałów,
- warsztat projektowy,
- spotkanie statusowe,
- komitet sterujący,
- spotkanie eskalacyjne,
- moderowanie rozbieżnych stanowisk,
- prezentowanie rekomendacji,
- dokumentowanie decyzji,
- odpowiedzialność za działania,
- monitorowanie realizacji ustaleń.
Narzędzia: Meeting Agenda, Decision Log, Action Register, RACI Matrix, Status Report.
Warsztat: przygotowanie i prowadzenie spotkania dotyczącego rzeczywistego projektu oraz prezentacja rekomendacji działu zakupów.
6. AI jako wsparcie partnera biznesowego w zakupach
Zakres
- analiza interesariuszy i dokumentacji projektowej,
- porządkowanie wymagań i stanowisk,
- przygotowanie Business Case,
- Executive Summary i Recommendation Paper,
- warianty argumentacji dla różnych odbiorców,
- prezentacje i materiały dla komitetu sterującego,
- analiza notatek i podsumowanie spotkań,
- przygotowanie scenariuszy rozmów,
- Deep Research,
- NotebookLM i praca ze źródłami,
- kontrola jakości, poufności i zgodności materiałów.
Narzędzia: ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude, NotebookLM oraz rozwiązania zatwierdzone przez organizację uczestnika.
AI Lab: przygotowanie materiałów wspierających rzeczywistą decyzję lub rozmowę prowadzoną przez uczestnika.
Z czym uczestnik kończy program
Rezultatem programu jest przygotowanie sposobu współpracy z wybranym interesariuszem lub zespołem dla rzeczywistego projektu zakupowego.
W zależności od charakteru przypadku uczestnik kończy program z:
- mapą interesariuszy i oceną ich wpływu na projekt,
- planem zaangażowania kluczowych osób,
- uporządkowanymi potrzebami i kryteriami sukcesu,
- Business Case lub strukturą jego przygotowania,
- Executive Summary,
- Recommendation Paper,
- wariantami argumentacji dla wybranych odbiorców,
- planem spotkania prowadzącego do decyzji,
- scenariuszem trudnej rozmowy lub eskalacji,
- Decision Logiem i planem dalszych działań,
- wzorcami wykorzystania AI we współpracy z biznesem.
Praca z AI odbywa się zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i odpowiedzialności opisanymi we wprowadzeniu do linii SmartBuyer.
Zakres programu
SmartBuyer Procurement Business Partner rozwija kompetencje potrzebne do angażowania interesariuszy, rozpoznawania potrzeb, przygotowywania rekomendacji i prowadzenia spotkań wspierających decyzje zakupowe.
Program nie jest ogólnym szkoleniem z komunikacji interpersonalnej, psychologii ani technik sprzedaży. Koncentruje się na sytuacjach występujących w pracy działu zakupów oraz na wykorzystaniu analiz, strategii kategorii, rekomendacji sourcingowych, wyników negocjacji i informacji o dostawcach w procesach decyzyjnych organizacji.
Dwudniowy warsztat nie zmienia formalnej pozycji funkcji zakupowej ani zakresu decyzyjności uczestnika. Pozwala jednak lepiej rozpoznać układ interesariuszy, przygotować rekomendację, poprowadzić rozmowę i uporządkować decyzje w ramach posiadanego mandatu.
Trenerzy Big Fish dostarczający twardą wiedzą zakupową to osoby aktywne zawodowe związane z zakupami od ponad 20 lub więcej lat. Posiadają doświadczenie w dużych międzynarodowych koncernach, zarządzając zakupami o zasięgu (lokalnym, regionalnym, globalnym). Eksperci z nami współpracujący posiadają praktykę zarówno w zarządzaniu kategoriami pośrednimi jak i bezpośrednio produkcyjnymi. Klientom którzy będą zainteresowani naszymi usługami udostępnimy pełne sylwetki trenerów dedykowanych do danego programu szkoleniowego.
Materiały do pobrania
- SmartBuyer Procurement Business Partner.pdf (pdf | 5.50 MB)