Jak zbudować strategię zakupową, która pomaga podejmować decyzje?
Dobra strategia zakupowa porządkuje priorytety, pokazuje kompromisy i określa, gdzie Procurement powinien skoncentrować swoje zasoby.
Podczas szkolenia pracujemy na dwóch poziomach: strategii całej funkcji Procurement oraz strategii kategorii zakupowej.
Uczestnicy mierzą się z sytuacjami, w których nie ma jednego dobrego rozwiązania: koszt konkuruje z bezpieczeństwem, centralizacja z autonomią, a szybkość działania z potrzebą kontroli.
Dużo miejsca poświęcamy również temu, co dzieje się po stworzeniu strategii: jak ją uzgodnić z biznesem, przełożyć na KPI, odpowiedzialności i governance, obronić przed CFO lub COO oraz kiedy zdecydować, że dotychczasowe założenia trzeba zmienić.
Czas trwania: 2 dni
Dla kogo?
Program jest przeznaczony dla:
- Dyrektorów Zakupów,
- liderów funkcji Procurement,
- bardzo doświadczonych managerów odpowiedzialnych za definiowanie, ocenę i wdrażanie strategii zakupowych na poziomie funkcji lub kategorii.
Zakładamy znajomość podstawowych procesów i narzędzi zakupowych. Koncentrujemy się na decyzjach, priorytetach, kompromisach i realizacji strategii.
Formuła
Dwudniowy interaktywny warsztat oparty na:
- krótkich wprowadzeniach merytorycznych,
- ćwiczeniach i symulacjach decyzji,
- case studies,
- pracy na przykładach,
- moderowanych dyskusjach i wymianie doświadczeń.
PROGRAM SZKOLENIA
Część 1. Budowanie strategii działu / funkcji
Decyzje – priorytety – organizacja – governance – wdrożenie
1. Analiza otoczenia jako wkład do decyzji strategicznych
- Co w otoczeniu wymusza zmianę roli zakupów?
- Gdzie zakupy powinny:
- chronić firmę?
- tworzyć przewagę?
- Czego nie robimy, mimo że rynek to sugeruje?
Ćwiczenie:
„3 sygnały z rynku, które MUSZĄ wpłynąć na strategię zakupów”
2. Analiza interesariuszy
- Konflikty interesariuszy
- Priorytetyzacja
Ćwiczenie: mapa interesariuszy + decyzja:
- komu mówię „tak”,
- komu mówię „nie”,
- komu mówię „nie teraz”.
3. Decyzje strategiczne o procesach zakupowych
Które procesy:
- centralizujemy?
- upraszczamy?
- automatyzujemy?
Ponadto:
- gdzie akceptujemy „chaos”?
- gdzie proces wspiera strategię, a gdzie ją zabija?
- wybory i kompromisy: koszt vs bezpieczeństwo, centralizacja vs autonomia, szybkość vs kontrola,
- jakie konsekwencje wybranej opcji świadomie akceptujemy?
Case study: decyzja strategiczna bez idealnego rozwiązania.
4. Polityki jako narzędzie zarządzania ryzykiem i autonomią
Ćwiczenie: granice kontroli i autonomii w zakupach
Które decyzje:
- muszą być uregulowane?
- mogą być elastyczne?
Co się stanie, jeśli polityki NIE będzie?
Wdrażanie strategii działu
Rola managera w:
- komunikacji strategii,
- egzekwowaniu decyzji,
- radzeniu sobie z oporem.
Ponadto:
- podejmowanie decyzji przy niepełnych danych,
- prezentacja i obrona strategii,
- aktualizacja strategii przy zmieniającym się otoczeniu,
- spójność strategii z KPI, celami zespołu, odpowiedzialnością i governance.
Ćwiczenia:
„Jak wytłumaczę tę strategię zespołowi w 10 minut?”
„Jak obronię ją przed XYZ (CFO / COO)?”
5. Strategia zakupów jako kontrakt z biznesem
- Uzgadnianie oczekiwań, priorytetów i kompromisów z biznesem.
- Gotowość organizacji do realizacji strategii: kompetencje, zasoby, struktura, technologia.
- Co zrobić, gdy możliwości organizacji nie odpowiadają ambicjom strategii?
6. Strategia zakupowa – dokument czy proces?
- Jak często aktualizować?
- Po czym poznać, że strategia się zdezaktualizowała?
- Jakie sygnały z rynku ignorujemy zbyt długo?
- Sygnały uruchamiające przegląd strategii – triggery.
Ćwiczenie: praca na scenariuszach: które założenia są krytyczne i co musi się wydarzyć, by zmienić kierunek?
7. Najczęstsze błędy managerów w strategiach zakupowych
Strategie:
- zbyt ambitne,
- zbyt analityczne,
- oderwane od ludzi,
- sprzeczne z KPI.
Ćwiczenie: „To ja popełniłem / popełniłam ten błąd”.
Część 2. Budowanie strategii kategorii
1. Definiowanie celów zakupowych
- Identyfikacja celów i hierarchizacja celów.
- Cele sprzeczne:
- koszt vs ryzyko,
- innowacja vs standaryzacja.
Ćwiczenie: hierarchizacja celów kategorii – który cel wygrywa i dlaczego?
2. Klasyfikowanie kategorii – jak się „nie dać macierzy”
- Macierz Kraljica i jej ograniczenia.
- Błędy w interpretacji.
- Kiedy „kategoria wymaga innego podejścia niż model”.
3. Analiza i planowanie
- rynek,
- dostawcy,
- ryzyka,
- SWOT,
- analiza tylko po to, aby podjąć decyzje.
Ćwiczenie:
- jakie 20% informacji daje 80% wartości?
- co świadomie pomijamy?
4. Budowanie strategii kategorii w różnych sytuacjach rynkowych
- monopol, oligopol, konkurencja,
- wpływ decyzji politycznych,
- decyzje typu:
- konsolidacja vs dywersyfikacja,
- partnerstwo vs presja cenowa,
- case’y „brak dobrych opcji” – jak ocenić rekomendowany kierunek i jego ryzyka?
Ćwiczenie: „Wybieram mniejsze zło”.
5. Agile Purchasing
- Kiedy agile management ma sens?
- Kiedy jest wymówką braku strategii?
- Jak zarządzać zespołem w trybie „eksperymentów”?
6. Strategia dostawców jako element strategii kategorii
- Dobór dostawców.
- Klasyfikacja dostawców i zarządzanie relacjami.
- Konsekwencje błędnej klasyfikacji.
- Strategia kategorii z perspektywy dyrektora zakupów: ocena analiz, założeń i wyborów strategicznych.
Trenerzy Big Fish dostarczający twardą wiedzą zakupową to osoby aktywne zawodowe związane z zakupami od ponad 20 lub więcej lat. Posiadają doświadczenie w dużych międzynarodowych koncernach, zarządzając zakupami o zasięgu (lokalnym, regionalnym, globalnym). Eksperci z nami współpracujący posiadają praktykę zarówno w zarządzaniu kategoriami pośrednimi jak i bezpośrednio produkcyjnymi. Klientom którzy będą zainteresowani naszymi usługami udostępnimy pełne sylwetki trenerów dedykowanych do danego programu szkoleniowego.