1. Od uzgodnień biznesowych do wymagań kontraktowych

Zakres

• miejsce kontraktowania w procesie Source-to-Contract ,
• cele biznesowe i oczekiwany rezultat współpracy,
• zakres świadczenia i kryteria jego wykonania,
• oferta, protokół negocjacyjny, zamówienie, załączniki i SLA,
• kompletowanie materiałów wejściowych ,
• role działu zakupów, biznesu i działu prawnego,
• odpowiedzialność za decyzje i zatwierdzenie zapisów,
• przygotowanie Contract Brief,
• identyfikacja informacji wymagających uzupełnienia.

Narzędzia: Contract Brief, checklista materiałów wejściowych, protokół ustaleń, Stakeholder Map, RACI procesu kontraktowania.

AI Lab: uporządkowanie ofert, ustaleń i korespondencji, porównanie materiałów wejściowych oraz przygotowanie listy warunków, które powinny znaleźć odzwierciedlenie w kontrakcie.

2. Struktura umowy i obszary odpowiedzialności działu zakupów

Zakres

• przedmiot i zakres umowy,
• obowiązki oraz odpowiedzialność stron,
• ceny, rozliczenia i warunki płatności,
• terminy, odbiory i kryteria akceptacji,
• KPI i SLA,
• odpowiedzialność, kary, gwarancje i ubezpieczenia,
• poufność, własność intelektualna i dane,
• ciągłość działania,
• okres obowiązywania, odnowienie i zakończenie umowy,
• obszary wymagające oceny prawnej.

Narzędzia: mapa struktury umowy, Clause Review Checklist, Responsibility Matrix, Contract Risk Map.

AI Lab: analiza struktury dokumentu, identyfikacja brakujących lub niespójnych obszarów oraz przygotowanie pytań do biznesu, dostawcy i działu prawnego.

3. Analiza ryzyk i porównywanie dokumentów

Zakres

• zgodność umowy z potrzebą biznesową, ofertą i ustaleniami,
• zapisy niejasne, jednostronne lub wewnętrznie sprzeczne,
• ryzyka handlowe, operacyjne, dostawcze i finansowe,
• zmiany cen, indeksacja i koszty dodatkowe,
• odpowiedzialność za opóźnienia, błędy i niewykonanie zobowiązań,
• porównywanie wzoru organizacji z projektem dostawcy,
• porównywanie kolejnych wersji dokumentu,
• lista odstępstw i punktów otwartych,
• priorytetyzacja zapisów do dalszych uzgodnień,
• dokumentowanie decyzji.

Narzędzia: Contract Healthcheck, Comparison Matrix, Deviation List, rejestr komentarzy, rejestr punktów otwartych, Contract Risk Map.

AI Lab: porównywanie dokumentów, podsumowywanie zmian, identyfikowanie nowych rozbieżności oraz przygotowanie listy punktów wymagających decyzji lub oceny prawnej.

4. KPI, SLA i zasady zarządzania realizacją

Zakres

• przełożenie wymagań na KPI i SLA,
• mierniki jakości, terminowości, kosztu i dostępności,
• źródła danych i sposób obliczania wskaźników,
• wartości docelowe i progi reakcji,
• odbiory i kryteria akceptacji,
• raportowanie wyników,
• obowiązki, terminy i właściciele działań,
• governance współpracy,
• rytm przeglądów i zasady eskalacji,
• przekazanie kontraktu osobom odpowiedzialnym za realizację.

Narzędzia: KPI/SLA Builder, Obligations Matrix, Contract Summary, Contract Calendar, Contract Governance Plan.

AI Lab: przygotowanie podsumowania kontraktu, rejestru zobowiązań, propozycji KPI i SLA oraz materiału dla osób zarządzających realizacją umowy.

5. Zmiany, odstępstwa i problemy podczas realizacji kontraktu

Zakres

• identyfikacja i zgłaszanie zmian,
• analiza wpływu na zakres, koszt, harmonogram i ryzyko,
• proces akceptacji i odpowiedzialność decyzyjna,
• aneksy i kontrola wersji dokumentów,
• odstępstwa od warunków umowy,
• reklamacje i niezgodności,
• działania naprawcze,
• kary i egzekwowanie zobowiązań,
• dokumentowanie decyzji,
• zasady eskalacji problemów.

Narzędzia: Change Request, Change Log, Impact Assessment, Issue Log, Corrective Action Plan, Decision Register.

AI Lab: analiza wpływu proponowanych zmian, porządkowanie historii problemów oraz przygotowanie podsumowań i materiałów wspierających decyzję.

6. Odnowienie, renegocjacja i zakończenie umowy

Zakres

• przegląd realizacji kontraktu przed upływem terminu,
• analiza wyników, problemów i otwartych zobowiązań,
• ocena aktualności warunków handlowych,
• odnowienie, renegocjacja lub ponowny sourcing,
• decyzja o zmianie dostawcy,
• rozwiązanie i wyjście z umowy,
• zabezpieczenie ciągłości działania,
• przekazanie wiedzy i danych,
• Lessons Learned przed kolejnym postępowaniem,
• rekomendacja dotycząca dalszej współpracy.

Narzędzia: Renewal Review, Relationship Health Check, Recommendation Paper, Exit Plan, Lessons Learned.

AI Lab: analiza historii realizacji, przygotowanie podsumowania wyników i ryzyk oraz opracowanie wariantów rekomendacji dotyczącej dalszej współpracy.

Z czym uczestnik kończy program

Rezultatem programu jest rozpoczęta analiza własnego kontraktu oraz zestaw materiałów wspierających dalsze uzgodnienia lub zarządzanie realizacją umowy.

W zależności od etapu projektu i rodzaju dokumentu uczestnik kończy program z:

• przygotowanym Contract Brief,
• oceną kompletności materiałów wejściowych,
• analizą zgodności umowy z ofertą i ustaleniami,
• mapą kluczowych ryzyk i odstępstw,
• listą punktów wymagających decyzji lub oceny prawnej,
• strukturą porównywania wersji dokumentu,
• propozycją KPI, SLA i zasad odbioru,
• macierzą obowiązków i odpowiedzialności,
• planem zarządzania zmianami,
• strukturą monitorowania realizacji kontraktu,
• materiałem wspierającym decyzję o odnowieniu, renegocjacji lub zakończeniu umowy,
• wzorcami wykorzystania AI podczas pracy z kontraktami.

Praca z AI odbywa się zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i odpowiedzialności opisanymi we wprowadzeniu do linii SmartBuyer.

Zakres programu

SmartBuyer Contract & Commercial Management rozwija kompetencje potrzebne do przygotowania, analizy i zarządzania kontraktami zakupowymi z perspektywy działu zakupów.

Program nie zastępuje specjalistycznego szkolenia prawnego, konsultacji z prawnikiem ani formalnego procesu akceptacji umowy obowiązującego w organizacji. Nie przygotowuje uczestników do samodzielnego wydawania opinii prawnych.

Dwudniowy warsztat nie pozwala przeprowadzić pełnej analizy każdego złożonego kontraktu ani zakończyć wszystkich uzgodnień z dostawcą i interesariuszami. Uczestnik potrafi jednak uporządkować wymagania, rozpoznać obszary wpływające na realizację projektu, przygotować materiał do dalszych decyzji oraz zarządzać handlową i operacyjną stroną kontraktu po jego podpisaniu.