SmartBuyer Procurement Analytics
Podejmowanie decyzji zakupowych na podstawie danych z wykorzystaniem AI
Czas trwania: 2 dni
Działy zakupów dysponują coraz większą ilością danych, jednak ich dostępność nie przekłada się automatycznie na lepsze decyzje. Informacje pochodzą z różnych systemów, mają nierówną jakość i często opisują wyłącznie historyczne transakcje. Raport pokazujący poziom wydatków nie wyjaśnia jeszcze, gdzie organizacja traci wartość, które odchylenia wymagają reakcji ani jakie działanie powinien podjąć dział zakupów.
SmartBuyer Procurement Analytics rozwija umiejętność przekształcania danych zakupowych w wnioski i rekomendacje wspierające decyzje biznesowe. Uczestnicy przechodzą przez cały proces analityczny: od zdefiniowania problemu i oceny jakości danych, przez analizę zależności i odchyleń, po przygotowanie rekomendacji oraz komunikację wyników.
Warsztat oparty na rzeczywistym problemie analitycznym
Program łączy krótkie wprowadzenia metodyczne z pracą nad konkretnym zagadnieniem zakupowym. Uczestnicy wykorzystują własne, odpowiednio przygotowane dane albo studium przypadku udostępnione przez prowadzącego.
Każdy uczestnik wybiera jeden główny problem analityczny, który rozwija podczas kolejnych etapów szkolenia. Może on dotyczyć struktury wydatków, efektywności dostawców, realizacji oszczędności, zmian cen, koncentracji zakupów, ryzyka lub sprawności procesu.
Zakres rezultatu zależy od jakości, kompletności i szczegółowości danych. Uczestnik kończy program z rozpoczętą analizą, zestawem wskaźników, wnioskami oraz materiałem, który może dalej rozwijać w organizacji.
Kompetencje rozwijane podczas programu
Uczestnik rozwija umiejętność:
- definiowania problemów analitycznych wynikających z decyzji biznesowych,
- formułowania pytań, na które powinna odpowiedzieć analiza,
- oceny kompletności, spójności i wiarygodności danych,
- przygotowania danych do dalszej pracy,
- identyfikowania trendów, zależności, odchyleń i wyjątków,
- oddzielania obserwacji od interpretacji i rekomendacji,
- doboru wskaźników do celu analizy,
- budowania raportów i dashboardów koncentrujących uwagę na decyzji,
- komunikowania wyników biznesowi, finansom i zarządowi,
- wykorzystywania AI do wspierania analizy przy zachowaniu kontroli nad interpretacją.
Proponowany program szkolenia:
1. Od decyzji do pytania analitycznego
Zakres
- identyfikacja problemu biznesowego,
- decyzja, którą analiza ma wspierać,
- cel i zakres analizy,
- pytania analityczne i hipotezy robocze,
- odbiorcy oraz ich potrzeby informacyjne,
- kryteria jakości analizy,
- rozróżnienie danych, wskaźników, wniosków i rekomendacji,
- dobór wskaźników do problemu biznesowego.
Narzędzia: Problem Statement Canvas, Decision Framework, Analytical Brief, KPI Canvas.
AI Lab: doprecyzowanie problemu, przygotowanie pytań analitycznych, identyfikacja potrzebnych danych oraz ocena, czy proponowane wskaźniki wspierają właściwą decyzję.
2. Przygotowanie i ocena jakości danych
Zakres
- źródła danych zakupowych,
- struktura i poziom szczegółowości danych,
- kompletność, spójność i aktualność informacji,
- duplikaty, braki i błędy klasyfikacji,
- jednostki miary, waluty i okresy,
- łączenie danych z różnych źródeł,
- normalizacja opisów dostawców i kategorii,
- dokumentowanie ograniczeń analizy,
- przygotowanie zbioru do dalszej pracy.
Narzędzia: Data Inventory, Data Dictionary, Source Register, Quality Checklist, Data Preparation Log.
AI Lab: identyfikacja niespójności, porównanie źródeł, propozycje klasyfikacji danych oraz przygotowanie reguł ich uporządkowania. Każda zmiana podlega kontroli uczestnika przed wykorzystaniem w analizie.
3. Analiza danych zakupowych
Zakres
- Spend Analysis,
- analiza Pareto i koncentracji wydatków,
- analiza trendów i sezonowości,
- analiza cen, wolumenów i struktury kosztów,
- analiza odchyleń od budżetu lub planu,
- analiza dostawców i kategorii,
- analiza oszczędności oraz różnic między savings a wpływem finansowym,
- analiza ryzyka i zależności od dostawców,
- analiza efektywności procesów,
- analiza KPI działu zakupów,
- porównywanie alternatywnych interpretacji wyniku.
Narzędzia: tabele przestawne, wykresy analityczne, analiza Pareto, Variance Bridge, Supplier Concentration Matrix, Savings Tracker, KPI Dashboard; Excel i Power BI w zakresie potrzebnym do przeprowadzenia analizy.
AI Lab: identyfikacja wzorców i wyjątków, tworzenie pytań pogłębiających, porównywanie możliwych interpretacji oraz sprawdzanie, czy przedstawione wnioski rzeczywiście wynikają z danych.
4. KPI i mierniki działu zakupów
Zakres
- różnica między KPI, miernikiem operacyjnym i informacją zarządczą,
- powiązanie wskaźnika z celem funkcji zakupowej,
- wskaźniki kosztowe, procesowe, jakościowe i dotyczące ryzyka,
- zasady obliczania i interpretacji KPI,
- wartości docelowe i progi reakcji,
- częstotliwość pomiaru,
- właściciel wskaźnika i odpowiedzialność za działanie,
- ryzyko błędnej optymalizacji,
- projektowanie zestawu miar dla różnych odbiorców.
Narzędzia: KPI Canvas, Metric Definition Card, Threshold Matrix, Procurement Scorecard.
AI Lab: ocena proponowanych wskaźników, identyfikacja luk w definicjach, sprawdzanie ryzyka błędnej interpretacji oraz przygotowanie opisów KPI zrozumiałych dla odbiorców spoza działu zakupów.
5. Wizualizacja i komunikacja wyników
Zakres
- dobór formy prezentacji do pytania analitycznego,
- hierarchia informacji,
- wizualizacja trendów, odchyleń i zależności,
- zasady budowy dashboardów zakupowych,
- dobór wykresu do rodzaju danych,
- Executive Summary,
- oddzielanie faktów od interpretacji,
- formułowanie rekomendacji,
- dostosowanie komunikacji do biznesu, finansów i zarządu,
- wskazywanie ograniczeń i poziomu pewności analizy.
Narzędzia: Dashboard Canvas, Chart Selection Guide, Executive Summary, Recommendation Paper, Decision Slide.
AI Lab: przygotowanie opisów wykresów, streszczeń wyników i wariantów rekomendacji, a następnie ich weryfikacja pod kątem zgodności z danymi, potrzeb odbiorcy i zakresu uprawnionego wnioskowania.
6. AI w analizie danych zakupowych
Zakres
- dobór narzędzia AI do rodzaju analizy,
- przygotowanie kontekstu i opisu danych,
- analiza arkuszy i dokumentów,
- generowanie formuł lub kodu wspierającego analizę,
- interpretacja trendów i zależności,
- testowanie hipotez,
- porównywanie alternatywnych wniosków,
- Deep Research i dane rynkowe,
- praca z raportami i bazami wiedzy,
- automatyzacja powtarzalnych etapów analizy,
- kontrola źródeł, obliczeń i transformacji,
- ograniczenia modeli i ryzyko pozornie wiarygodnej odpowiedzi.
Narzędzia: ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini, Claude, NotebookLM, Deep Research oraz rozwiązania zatwierdzone przez organizację uczestnika.
AI Lab: przygotowanie analizy na własnym lub szkoleniowym zbiorze danych, porównanie interpretacji, opracowanie rekomendacji i kontrola zgodności rezultatu z materiałem źródłowym.
Z czym uczestnik kończy program
Rezultatem programu jest rozpoczęta analiza odpowiadająca na rzeczywisty problem zakupowy oraz zestaw materiałów umożliwiających jej dalsze rozwijanie.
W zależności od wybranego przypadku i jakości danych uczestnik kończy program z:
- zdefiniowanym problemem i pytaniami analitycznymi,
- oceną jakości i ograniczeń danych,
- uporządkowanym zbiorem lub planem jego przygotowania,
- przeprowadzoną analizą wybranego zagadnienia,
- zestawem wskaźników powiązanych z decyzją,
- dashboardem, raportem lub szkicem materiału zarządczego,
- wnioskami oddzielonymi od hipotez i założeń,
- rekomendacjami do dalszej weryfikacji lub wdrożenia,
- wzorcem wykorzystania AI w pracy analitycznej,
- planem kolejnych działań.
Praca z AI odbywa się zgodnie z zasadami bezpieczeństwa i odpowiedzialności opisanymi we wprowadzeniu do linii SmartBuyer.
Zakres programu
SmartBuyer Procurement Analytics rozwija kompetencje potrzebne do przygotowywania analiz prowadzących do decyzji zakupowych. Narzędzia służą realizacji procesu analitycznego i mogą różnić się zależnie od środowiska pracy uczestnika.
Program nie obejmuje pełnego kursu obsługi Excela, Power BI ani platform Business Intelligence. Nie obejmuje również zaawansowanej statystyki, programowania modeli analitycznych ani budowy produkcyjnych rozwiązań raportowych.
Po jego ukończeniu uczestnik potrafi przeprowadzić wybraną analizę zakupową: od zdefiniowania problemu i oceny danych do przygotowania zweryfikowanych wniosków oraz rekomendacji dla odbiorcy biznesowego.
Trenerzy Big Fish dostarczający twardą wiedzą zakupową to osoby aktywne zawodowe związane z zakupami od ponad 20 lub więcej lat. Posiadają doświadczenie w dużych międzynarodowych koncernach, zarządzając zakupami o zasięgu (lokalnym, regionalnym, globalnym). Eksperci z nami współpracujący posiadają praktykę zarówno w zarządzaniu kategoriami pośrednimi jak i bezpośrednio produkcyjnymi. Klientom którzy będą zainteresowani naszymi usługami udostępnimy pełne sylwetki trenerów dedykowanych do danego programu szkoleniowego.
Materiały do pobrania
- SmartBuyer Procurement Analytics.pdf (pdf | 5.33 MB)