Zakupowe CV jak je przygotować?

Twoje CV jest dokumentem najczęściej przeglądanym przez wszystkie strony zaangażowane w proces rekrutacyjny. W związku z tym, warto zadbać, aby był przygotowany na wysokim poziomie.

Zgodnie z danymi firmy Jobscan, efektywne CV powinno zawierać następujące sekcje: dane osobowe, profil zawodowy, kluczowe kompetencje, doświadczenie zawodowe, edukacja, dodatkowe umiejętności.

Poniżej przedstawiamy opis poszczególnych sekcji.

• Dane osobowe

powinny zawierać imię i nazwisko, miejsce zamieszkania (nie ma potrzeby podawania pełnego adresu – możemy ograniczyć się do miasta), aktualny numer telefonu, profesjonalny adres e-mail (zalecamy, aby adres e-mail zawierał imię i nazwisko, unikajmy pseudonimów i innych wyszukanych nazw), warto również dołączyć link do naszego profesjonalnego profilu na LinkedIn.

Karolina Nowak Poznań ● +48 555 555 555● Karolinanowak@email.com ● linkedin.com/in/karolinanowak

• Profil zawodowy

W tej sekcji warto zwięźle (najlepiej w 4–5 punktach) zaprezentować nasze doświadczenie zawodowe. Dobrze jest uwzględnić następujące aspekty: 

• długość doświadczenia, 
• role zawodowe np. kupiec, lider zakupów, category manager, 
• branże, w których zdobyłeś doświadczenie (np. motoryzacja, FMCG itp.), 
• zakres twojego doświadczenia i wiedzy
• zakres odpowiedzialności jeśli był szerszy niż lokalny (np. regionalny, globalny) – ilość fabryk, oddziałów, spółek, lokalizacji, jednostek biznesowych itp. za które byłeś odpowiedzialny
• osiągnięcia/sukcesy, 
• dla menedżerów – informacje o zarządzaniu zespołem (ilość osób/ jeśli zarządzasz zespołem rozproszonym geograficznie, warto dodać tą informację).

• Kluczowe kompetencje

Wybierz ok. 10 kluczowych kompetencji zawodowych, które posiadasz. Skoncentruj się na twardych umiejętnościach zawodowych, ponieważ to one stanowią słowa kluczowe, według których Twój dokument może być przeszukiwany. Więcej o słowach kluczach w dalszej części artykułu.

 

• Doświadczenie

W sekcji dotyczącej doświadczenia zawodowego uwzględnij następujące informacje dla każdego stanowiska:

Firma x. lokalizacja

Nazwa stanowiska                                                                      miesiąc/ rok -aktualnie

Zakres obowiązków:

- xx

- xxx

Dla ról, które piastowałeś ponad 10 lat temu ogranicz się do pierwszych trzech punktów, tak aby CV mogło zmieścić się na dwóch stronach. Przedstawiając swoje główne zadania w punktach, skoncentruj się na tym, co udało Ci się osiągnąć, a nie na samym procesie. Zwróć uwagę na cele i sposoby ich osiągnięcia. Używaj liczb – nic tak efektywnie nie oddziałuje na wyobraźnię rekrutera jak konkretnie podane liczby. Mogą one dotyczyć np. oszczędności, APV, ilości dostawców, ilości zakończonych projektów,  liczby odnowionych kontraktów,  etc. 

CV to dokument, w którym powinniśmy używać krótkich i klarownych zdań. Jest to swoisty test naszych umiejętności precyzyjnej komunikacji. Należy unikać zbędnych oczywistości, takich jak kwiecisty styl czy przymiotniki, które nie wniosą wartościowej treści, jak na przykład "zorientowany na rezultaty". Osoba rekrutująca zakłada domyślnie, że kandydaci są pracowici i kompetentni - te cechy są oceniane na późniejszych etapach procesu rekrutacyjnego.

Opisując Twoje doświadczenie staraj się używać czasowników aktywnych- opisujących Twoje działania w kontekście Twoich zawodowych osiągnięć. Są one kluczowe dla skutecznego CV, ponieważ pomagają potencjalnemu pracodawcy lepiej zrozumieć Twój wkład na poprzednich stanowiskach oraz aktywną rolę, jaką odegrał w realizacji różnych zadań i projektów. Użycie czasowników sprawia, że CV jest bardziej dynamiczne i konkretne. Zamiast używać ogólników lub biernych form, zaprezentujesz się jako aktywny uczestnik, który dokonywał konkretnych czynności i osiągał rzeczywiste wyniki.

Przykłady czasowników aktywnych to.:

Zarządzał  - wskazuje na pełnienie roli lidera lub kierownika.

Wdrożył  - pokazuje, że kandydat miał kluczowy udział wprowadzaniu nowych rozwiązań czy projektów.

Optymalizował - sugeruje, że kandydat pracował nad usprawnieniem istniejących procesów.

Rozwijał - wskazuje na tworzenie czegoś nowego, np. produktu, strategii czy systemu.

Koordynował - podkreśla zdolności organizacyjne i umiejętność pracy z zespołem.

Analizował  - wskazuje na zdolność do badania i oceny danych czy sytuacji.

Doradzał  - podkreśla rolę konsultanta lub eksperta w danej dziedzinie.

Negocjował - wskazuje na umiejętność osiągania porozumień i prowadzenia rozmów biznesowych.

Wspierał - pokazuje, że kandydat pracował na rzecz innych członków zespołu czy klientów.

Realizował  - podkreśla osiągnięcie konkretnych wyników czy celów.

• Edukacja

W tej sekcji warto umieścić zarówno informacje o ukończonych studiach, jak i szkoleniach. Podążaj tą samą zasadą co przy opisie doświadczenia, czyli zaczynaj od najbardziej aktualnych kierunków studiów, które ukończyłeś. Podaj datę, nazwę uczelni, kierunek studiów, tytuł. Nie dodajemy informacji dotyczącej wykształcenia średniego. W zależności od tego, jak długie jest Twoje doświadczenie i jak dużo miejsca pozostało Ci w dokumencie, możesz uwzględnić ostatnio ukończone szkolenia (z datami i nazwami instytucji) lub wybrane szkolenia, a resztę umieścić w profilu na LinkedIn.

Stopień (akademicki), Rok (xxxx), nazwa uczelni, lokalizacja

• Dodatkowe umiejętności 

W tej sekcji warto dodać informacje o znajomości języków obcych i ich poziomie (zalecam określenie poziomu za pomocą międzynarodowej skali Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego – od A1 do C2). W tym miejscu warto również wzmiankować o naszej znajomości różnych systemów czy narzędzi IT.

ATS – applicant tracking system co to takiego? 

Badania wykazały, że nawet do 75% kwalifikujących się kandydatów zostaje odrzuconych przez programy ATS, ponieważ nie są w stanie ich odczytać (Forbes).

Starannie przygotowane CV bez problemu przetrwa selekcję tzw. ATS, czyli systemu śledzenia aplikantów. W dzisiejszych czasach procesy rekrutacyjne są coraz bardziej zautomatyzowane, dlatego ważne jest, aby CV było przygotowane w taki sposób, aby system mógł je łatwo wyselekcjonować. Dla łatwiejszego zrozumienia jak działa ten system wyobraź sobie, że go jako swojego rodzaju filtr lub bramę kontrolną na drodze do znalezienia pracy. Wyobraź sobie, że jesteś w dużej sali pełnej skrzynek, z których każda reprezentuje CV kandydatów. Twoim zadaniem jest znaleźć idealnego kandydata, ale nie masz czasu na ręczne przeglądanie wszystkich dokumentów. Wchodzisz do sali i widzisz potężny robot, który skanuje i analizuje każde CV pod kątem określonych słów kluczowych. To jest ATS. Jego zadaniem jest  filtrowanie i sortowanie dokumentów na podstawie określonych kryteriów, takich jak wymagane umiejętności, doświadczenie zawodowe czy wykształcenie.

  

CV przyjazne systemowi ATS – najważniejsze kwestie:

• Formatowanie

Badania przeprowadzone przez firmę The Ladders wykazały, że rekruterzy przeznaczają średnio 7,4 sekundy na pierwsze przeglądnięcie CV. W tym krótkim czasie podejmują decyzję, czy dokument warto przeanalizować bardziej szczegółowo.

Kluczowe jest więc prostota i czytelność dokumentu, które można osiągnąć poprzez stosowanie podpunktów, pogrubień (szczególnie nazw stanowisk, na które rekruterzy zwracają najwięcej uwagi), jednego rodzaju czcionki (najczęściej polecane: Helvetica, Arial, Calibri, Garamond, mniej znane mogą być trudniejsze do odczytania), utrzymanie odstępów (użyj 11-12 pkt. dla zwykłego tekstu, a 14-16 pkt. dla tytułów sekcji) i logicznego ciągu myślowego oraz jednolitego koloru czcionki. Możesz śmiało używać pogrubienia, kursywy, podkreślenia oraz oczywiście wypunktowania (ale trzymaj się standardowego wypunktowania w kształcie kółka lub kwadratu).

Główna uwaga rekruterów skupia się na górze dokumentu – na danych osobowych, profilu, a następnie na nazwach stanowisk i datach. Samo CV dla osób z doświadczeniem nie powinno przekraczać dwóch stron – badania wykazały, że rekruterzy czytają obie strony, choć, jak już wspominałam, większość uwagi poświęcają górnej części pierwszej strony dokumentu (dlatego warto tam umieścić dobrze skonstruowane podsumowanie zawodowe).

Twoje CV to nie jest miejsce na kreatywność. Zachowaj swoje kreatywne pomysły na inną okazję. ATS jest bardziej skłonny akceptować CV, które przestrzegają tych zasad formatowania, ponieważ ułatwia to systemowi znalezienie poszukiwanych informacji. Użyj formatu .doc Nie używaj formatu .pdf ani żadnego innego formatu. Programy ATS najlepiej czytają edytowalny tekst i często mylą dokumenty .pdf z dużymi obrazami.

Unikaj następujących formatowania, które zakłócają zdolność systemu do pobierania informacji z Twojego CV, co skutkuje odrzuceniem przez ATS:

- nie używaj tabel i kolumn. Chociaż mogą one pomagać w organizacji informacji i wyglądać atrakcyjnie wizualnie, system ATS może zniekształcić dane.

- nie używaj nagłówków i stopki. Mogą one utrudnić poprawne przetworzenie informacji przez system ATS. Nie używaj specjalnych grafik, obrazów ani symboli. Ponownie, system ATS może się pomylić; zachowaj prostotę.

- jeśli chodzi o nagłówki sekcji, nie rób ich zbyt kreatywnych lub fantazyjnych. Używaj tradycyjnych nagłówków, takich jak "Doświadczenie zawodowe" lub "Edukacja", które nie wprowadzą zamieszania w systemie ATS.

- nie używaj szablonów CV. Często wykorzystują one sztuczki formatowania, które są niewidoczne dla oka, ale mają duże znaczenie dla ATS.

• Słowa klucze

Dobrze skonstruowane CV zawiera przede wszystkim wiele tzw. słów kluczowych, które pozwalają na efektywne wyszukiwanie dokumentu przez ATS. Słowa kluczowe w CV to wyrażenia lub frazy opisujące konkretne wymagania dotyczące pracy. Są to wiedza, umiejętności i zdolności których poszukuje rekruter u kandydatów.

Jeśli twoje CV zawiera odpowiednie słowa kluczowe i spełnia kryteria, to zostanie przepuszczony ATS  i trafi do rąk rekrutera. Jeśli jednak nie zawiera wystarczająco dużo kluczowych informacji lub nie spełnia wymagań, może zostać odrzucone przez system i nie zostanie nigdy docenione przez rekrutera. Dlatego ważne jest, aby dopasować treść swojego CV do oczekiwań ATS, aby zwiększyć szanse na przejście przez ten pierwszy etap selekcji      i trafić do rąk rekrutera.

Jak określić słowa klucze?  Przeszukaj ogłoszenia dotyczące Twojego doświadczenia zawodowego, poszukując około 20-30 ogłoszeń. Wyszukaj frazy, które powtarzają się w tych ogłoszeniach. Rekruterzy i menedżerowie zazwyczaj poszukują dwóch głównych kategorii słów kluczowych: (1) umiejętności związanych z pracą oraz (2) czasowników wyrażających działanie. Umiejętności związane z pracą opisują Twoje główne kompetencje, zarówno te twarde, jak i miękkie, oraz Twoje podstawowe kwalifikacje odpowiednie do konkretnego stanowiska. Przykładowe umiejętności to: zarządzanie dostawcami, redukcja kosztów, zarządzanie relacjami z klientem wewn, negocjacje  itp. Z kolei czasowniki wyrażające działanie pokazują, co osiągnąłeś i jak odniosłeś sukces w poprzednim doświadczeniu zawodowym. Przykładowe czasowniki to: zarządzał, opracował, planował, maksymalizował itp. Następnie przeanalizuj znalezione ogłoszenia, zaznaczając w nich słowa kluczowe i umieść je w Twoim CV. Słowa kluczowe związane z pracą umieść w sekcji "Kluczowe kompetencje", a czasowniki wyrażające działanie pomogą Ci opisać Twoje doświadczenie zawodowe w sekcji "Doświadczenie". Wymagania edukacyjne odzwierciedlaj w sekcji "Edukacja". Opisy stanowisk pracy umieść w profilu zawodowym. Pamiętaj, aby być wiernym faktom. Jeśli nie posiadasz wymaganych kwalifikacji, nie umieszczaj ich w CV. Powinny być używane we właściwym kontekście i odzwierciedlać Twoje rzeczywiste umiejętności/osiągnięcia. ATS nie wykryje powtórzeń ani kłamstw, ale rekruter na pewno to zauważy. Bądź więc uczciwy, adekwatny i dokładny w użyciu słów kluczowych w Twoim CV.

Używaj słów kluczowych zarówno w formie listy, jak i w kontekście. Dobrze jest używać słów kluczowych w podsumowaniu swoich umiejętności, ale upewnij się, że zawierasz je również w treści swojego CV. Używaj zarówno akronimów jak i pełnych wyrażeń np. TCO / total cost of ownership. To wzmocni skuteczność używania słów kluczowych.

Zakupowe słowa kluczy mogą być:

- związane z piastowani przez nas stanowiskami np.: „commodity buyer”

- związane z kategoriami, którymi zarządzaliśmy np. „facilities, MRO, aluminum, castings, fasteners”

- związane z obszarem biznesowym np. produkcja (jaka?), usługi, handel

- związane z typem zakupów – „direct / indirect / resale”

- związane z rolą zakupów w organizacji: strategiczna, taktyczna, transakcyjna/ operacyjna (np. „strategic sourcing, tactical sourcing/ low dollar sourcing, P2P”)

- związane z obszarem geograficznym – lokalne, regionalne (np. EMEA), globalne

- związane z poszczególnymi krokami procesu zakupowego/ „sourcinowego” np. „tco, cost breakdown, cost modeling, suppliers identification/ development, contractng, benchmark etc.”

-związane z celami (KPI’s): np. „savings, otd, supply base reduction, contractual coverage, payment terms, LCC sourcing”

-związane ze znajomością języków

Przykładowa lista słów kluczy w zakupach:

Internal client / stakeholders relations management ●  SRM – Suppliers relationship management ● Advanced negotiation skills ● TCO analysis ● Strategic sourcing ● Contract management ● Productivity improvement ● Procurement project management  ● Procurement and supply chain processes and methods ● Purchasing organizations transformation●  Business process optimization and out/in sourcing ● Cost optimization●  Cost models● costs modeling ● TCO ● PV ● NPV ● Make vs. Buy analysis ● Cost reduction analysis ● life cycle analysis ● target costing ● cost data mining ● cost breakdown ● Category management  direct materials ● indirect materials ● Procurement process and strategy development● SRM ● supplier relations management ● supplier selection, evaluation, management ●Procurement Process efficiency ● Supply chain costs optimization ● Contract &Vendor management ● Process improvement ● e-sourcing ● Should cost models ● Rfx process management ● RFI ● RFQ ● RFP ●Suppliers research ● Suppliers benchmark ● Regional/ global sourcing ● Spend analysis, Suppliers risk management, Supplier assessment, Supplier development, suppliers negotiations ● contract management t● contracting ● direct/ indirect spend management ● contract negotiation ● cost avoidance ● needs analysis ● stakeholders mappin ● complexity reduction ● business process mapping ● e-auctions ● e-sourcing ● LCC/ BCC sourcing ● outsourcing ● subcontracting ● volume bounding ● catalogue introduction ● standardization ● specification optimization ● risk analysis ● functionality assessment ● process benchmark ● VMI ●VA/VE ● S2C process ● S2P process ●P2P process ● competitive bidding ●supplier market intelligence ●cost benchmark ● supply base consolidation ● supply base reduction ● supply base analysis ● demand reduction ● cost avoidance ● maverick buys reduction ● souring strategy development ● strategy execution ● delivery cycle costs reduction ● consignment stock introduction ● project procurement ● LCC sourcing ●Life cycle costing ●Capex ● Opex ● PPCA ● Profit, Price & Costs Analysis ● PPV ● Purchase price variance ● ● Purchase request ● SBR ● Supply base reduction ● SLA ● Service level agreement ● SOW ● Statement of work ● S2P ● Source to pay ● S2C ●source to contract

Zdjęcie w CV

Zalecamy umieszczenie swojego zdjęcia na LinkedIn i dodanie linku do tego profilu w CV, obok danych osobowych. Zdjęcie zajmuje znaczną część miejsca w dokumencie - dlatego korzystniejsze jest wykorzystanie profilu na LinkedIn. W niektórych krajach, takich jak USA czy UK, standardową praktyką jest niezałączanie zdjęcia do CV.

Tak przygotowane CV możesz śmiało wysłać do: heahunterów, osób z Twojego grona kontaktów, firm, w których chciałbyś  pracować i ogólnie możesz go użyć w sytuacjach, gdy nie dysponujesz opisem stanowiska.

Pamiętaj, że jeśli dysponujesz opisem stanowiska, to Cv należy dostosować do tego opisu.

Więcej informacji o zakupowym CV wraz z przykładami oraz o innych dokumentach aplikacyjnych znajdziesz w książce „Zarządzanie karierą i zawodowa zmiana w zakupach”.

www.karierawzakupach.pl

Zapraszamy do lektury.